За основу взяты материалы «Руководства по началу работы» из Справочной системы Google

На Google постоянно происходят изменения, поэтому имеющиеся инструкции не всегда отражают реальную картину.

Документы Google позволяют легко создавать, совместно использовать и изменять документы в Интернете. Вот некоторые вещи, которые можно делать с помощью Документов Google:

  • добавлять документы Microsoft Word, OpenOffice, RTF, HTML или обычные текстовые файлы, создавать документы с нуля, а также загружать собственные интернет-документы;
  • изменять документы в Интернете одновременно с любыми выбранными вами пользователями и приглашать других людей просматривать эти документы;
  • отслеживать, кто и когда внес изменения в документ, и возвращаться к любой из предыдущих версий;
  • публиковать документы в Интернете как веб-страницы для всех пользователей или публиковать их в своем блоге;
  • отправлять документы по электронной почте как приложения.

Добавление документа

В Документы Google можно в любой момент добавить уже имеющиеся документы. Для этого выполните указанные ниже действия.

  1. Создайте необходимые папки и подпапки. Можно сразу указать доступ к ним.
  2. Нажмите кнопку "Загрузить" в верхней части боковой панели на странице Списка документов.
  3. Нажмите ссылку Выбрать файлы для загрузки. Выберите нужный файл (файлы) на компьютере.
  4. Если планируется изменять файл online, поставьте галочку «Преобразовывать документы, презентации, таблицы и рисунки в формат Документов Google». Если документ изменять не планируется, эту галку лучше не ставить, т.к., во-первых, некоторые элементы документа не всегда корректно отображаются в преобразованном виде, во-вторых, непреобразованный документ быстрее закачивается, в-третьих, его размер не ограничивается 500 кб.
  5. Выберите папку назначения и нажмите на ОК.
  6. При необходимости укажите доступ к документуЧастный» – по умолчанию, «Общедоступно в Интернете» или «Пользователи, у которых есть ссылка»).
  7. Нажмите кнопку "Начать загрузку". Добавленный файл появится в Списке документов.
  8. Если вы сразу не указали папку, найдите загруженный документ в разделе «Все файлы». Чтобы произвести какие-то действия с документом, отметьте его слева галочкой и выберите нужное действие в верхнем меню.
  • Можно загружать файлы следующих типов: .html, .txt, .odt, .rtf и Miscrosoft Word.
  • На размер файлов накладываются следующие ограничения: максимальный размер документа - 500 КБ, максимальный размер каждого из встроенных изображений - 2 МБ.
  • Без преобразования в формат Документов Google можно закачивать документы значительно большего размера, архивы, документы различных форматов. В этом случает сервис «Документы Google» служит хранилищем файлов.

Совместный доступ к документу

Создав свой документ Google, вы можете открыть к нему совместный доступ для друзей, членов семьи и коллег. Это можно сделать из Списка документов или непосредственно из документа.

  • В Списке документов выберите документы для совместного доступа и откройте меню "Открыть доступ" на панели инструментов. Выберите пункт "Настройки совместного доступа".
  • В документе откройте меню "Совместный доступ" в правом верхнем углу страницы.

Затем выполните указанные ниже действия.

  1. В нижней части окна "Настройки совместного доступа" в поле "Добавить пользователей" введите адреса электронной почты пользователей, которым необходимо предоставить доступ к документу. Добавить можно отдельного пользователя или список рассылки. Вы также можете выбрать пользователей из адресной книги.
  2. Справа от списка имен выберите в раскрывающемся списке "Читатель" или "Редактор".
  3. Чтобы добавить к приглашению сообщение, введите его текст и нажмите "Совместный доступ". Чтобы пропустить этап отправки приглашений, снимите флажок "Отправлять уведомления по электронной почте (рекомендуется)". При этом соавторы и читатели смогут обращаться к документу из своих Списков документов, но не получат приглашений по электронной почте.
  4. В диалоговом окне "Настройки совместного доступа" можно также просмотреть список пользователей, имеющих доступ к документу, изменить их уровень доступа, удалить редакторов или читателей и изменить параметр видимости презентации.
  • Общее число читателей и соавторов, которым совместный доступ к документу открыт явным образом, не может превышать 200 человек. Чтобы предоставить доступ к документу абсолютно всем, опубликуйте его.
  • Изменять или просматривать документ одновременно может не более 10 человек.

Я пробовал указывать уровень доступа к документам "Пользователи, у которых есть ссылка". В подсказке говорится, что в этом случае вход в службу не требуется. По факту документы по ссылке не отображались, пока пользователь не входил в службу Google. Поэтому я выбираю «Общедоступно в Интернете», если планирую разместить ссылку на своём сайте для открытого доступа. Если необходимо открыть документ лишь для отдельных пользователей, следует предварительно спросить у них адрес электронной почты на Google.

Если документ редактировался в Интернете, его необходимо опубликовать с изменениями. Для этого нужно открыть файл в браузере и выбрать Файл / Опубликовать в Интернете. Целесообразно поставить галочку у надписи "Автоматическая повторная публикация после внесения изменений".

Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter